الإدارة العامة للشؤون الإدارية والمالية

إدارة الشؤون الإدارية والمالية تنقسم إلى ثلاث أقسام:

اولا - قسم الشؤون المالية ومهامه:

1- الإشراف على اعمال الشؤون المالية وحفظ السجلات والقيود المحاسبية.

2- متابعة ممتلكات الهيئة وديونها والتزاماتها واثباتها.

3- المشاركة في اعداد الميزانية التقديرية ومراقبة الصرف منها.

4- الإشراف على اعداد الحسابات الشهرية والختامية.

5- التأكد من اذونات الصرف والصكوك الصادرة من الوحدات التابعة لها.

6- المساهمة في تقديم الخطط والمقترحات المالية التي من شأنها تحقيق الصالح العام.

7- الإشراف على المخازن التابعة للهيئة ومتابعة عملية التخزين.

8- مسك السجلات والدفاتر الخاصة بتنظيم عمليات الاستلام والصرف من المخازن واعداد اذونات الاستلام والصرف للمواد المخزنة وتنظيم حفظها.

9- تنفيذ طلبات الشراء المحالة إليه وفقا للخطة المعتمدة واتمام عمليات الشراء وجلب المواد للمخازن.

10- اعداد التقارير الدورية عن عمل القسم.

11- ما يسند إليه من اعمال وفق التشريعات النافذة.

* وحدة الحسابات والميزانية وتختص بما يلي:

1- تنفيذ السياسات والنظم واللوائح المالية اللازمة بنشاط الهيئة ومسك السجلات والدفاتر المحاسبية واعداد التقارير الدورية عن الحركة المالية في الهيئة والميزانية التقديرية والحسابات الختامية.

2- متابعة عمليات الصرف بالتنسيق مع الإدارات المختصة.

3- متابعة حسابات الهيئة المفتوحة بالمصارف واعداد مذكرات التسوية واستيفاء الاجراءات المالية المتعلقة بطلبات العهد واجراء التسوية لها وفقا للوائح المعمول بها.

4- متابعة حركة التفويضات المالية الممنوحة للهيئة.

5- المشاركة في اعداد الميزانية التسييرية للهيئة.

6- اعداد التقارير الدورية عن عمل الوحدة.

7- ما يسند إليها من اعمال وفق التشريعات النافذة.

* وحدة المرتبات وتختص بما يلي:

1- فتح ملف مالي لكل موظف وحفظ المستندات ذات الأثر المالي على راتب الموظف.

2- اعداد التقارير الشهرية الخاصة بالضرائب الواجب استقطاعها من رواتب العاملين بالهيئة تمهيدا لإعداد الصكوك اللازمة واحالتها في المواعيد المحددة قانونا.

3- اعداد المراسلات ذات العلاقة بمرتبات العاملين بالهيئة مثل شهادة الراتب وشهادة الدفع الأخير واحالتها للاعتماد.

4- ادخال كافة البيانات المتعلقة بمنح المبتورين وأهالي الشهداء والمفقودين وفتح ملفات مالية لهم.

5- اصدار الحوافظ الخاصة بمنح المبتورين وأهالي الشهدء والمفقودين.

6- استخراج كشوفات الرواتب للموظفين عن طريق الحاسب الآلي وفقا للنظم المالية المتبعة.

7- خصم مستحقات الضمان الإجتماعي من مرتبات الموظفين واحالتها للإعتماد.

8- وضع الجزاءات المادية والصادرة من الجهات المختصة موضع التنفيذ.

9- اعداد التقارير الدورية عن عمل الوحدة.

10- ما يسند إليها من اعمال وفق التشريعات النافذة.

* وحدة الخزينة وتختص بما يلي:

1- تحرير الصكوك لكافة استحقاقات الهيئة والتأكد من وجود أوامر الصرف من قبل الجهات المخولة بذلك.

2- الإبلاغ عن قرب نفاذ مخزون اذونات الصرف والصكوك لإصدار الجديد منها.

3- مراقبة ومتابعة تسلسل اذونات الصرف والصكوك.

4- مسك السجلات الخاصة لتدوين أرقام اذونات الصرف والصكوك وقيمتها وكافة البيانات اللازمة واحالتها لمكتب المراجعة الداخلية.

5- التأكد من القيمة المالية المدونة على إذن الصرف ومطابقتها مع الصك والمستندات المرفقة.

6- مسك السجلات وحفظ المستندات الخاصة باستلام المستفيدين من منح المبتورين والشهداء والمفقودين للصكوك والحوافظ الممنوحة لهم.

7- إحالة اذونات الصرف لوحدة الحسابات والميزانية بعد إتمام كافة المرفقات.

8- متابعة الصكوك المسلمة لإدارات ومكاتب الهيئة بالمدن والمناطق والحرص على تدوينها بسجلات وحفظ مستندات الاستلام الدالة.

9- اعداد التقارير الدورية عن عمل الوحدة.

10- ما يسند إليها من اعمال وفق التشريعات النافذة.

* وحدة المشتريات والمخازن وتختص بما يلي:

1- الإشراف على المخازن التابعة للهيئة ومتابعة عملية التخزين.

2- مسك السجلات والدفاتر الخاصة بتنظيم عملية الاستلام والصرف من المخازن واعداد اذونات الاستلام والصرف للمواد المخزنة وتنظيم حفظها.

3- تنفيذ طلبات الشراء المحالة للوحدة وفقا للخطة المعتمدة واتمام عمليات الشراء وجلب المواد للمخازن ومراقبة المخزون وابلاغ الإدارة بالنواقص واحتياجات الهيئة.

4- اعداد التقارير الدورية عن عمل الوحدة.

5- مايسند إليها من اعمال وفق التشريعات النافذة.

ثانيا - قسم الشؤون الإدارية ومهامه:

1- تنفيذ اللوائح والقوانين المتعلقة بالشؤون الإدارية.

2- القيام بالاعمال المتعلقة بشؤون المحفوظات وتنظيمها بما يضمن قيد وتداول الملفات والوثائق وحفظها وسهولة الرجوع إليها والإشراف على البريد الصادر والوارد.

3- المشاركة في اعداد الميزانية التقديرية فيما يتعلق بالقرطاسية والأدوات المختلفة.

4- تنفيذ القرارات واللوائح والمنشورات التي تصدر عن الهيئة أو الجهات ذات العلاقة.

5- اعداد التقارير الدورية عن عمل القسم.

6- ما يسند إليه من اعمال وفق التشريعات النافذة.

* وحدة المحفوظات وتختص بما يلي:

1- استخدام الأساليب العلمية في حفظ المستندات والوثائق.

2- استلام البريد الوارد والصادر وتولي عملية تسجيله وحفظه في الملفات الصحيحة بما يسهل الرجوع إليه عند الحاجة.

3- القيام بتسليم مراسلات الهيئة الخارجية واستلام البريد الوارد إليها وتوزيعه لجهة الاختصاص.

4- مراجعة الرسائل الواردة والصادرة والتأكد من استيفائها للمرفقات والتوقيعات وسلامة الاجراءات.

5- المراجعة الدورية للبريد الوارد والصادر والتأكد من سلامة الاجراءات الخاصة بتوزيعه.

6- تنظيم وتعميم البريد الداخلي بديوان الهيئة.

7- توجيه المراسلات الواردة إلى الملفات الخاصة بها.

8- اعداد التقارير الدورية عن عمل الوحدة.

9- ما يسند إليها من مهام وفق التشريعات النافذة.

ثالثا - قسم شؤون الموظفين ومهامه:

1- تنفيذ أحكام القوانين واللوائح المتعلقة بشؤون الموظفين.

2- المشاركة في اعداد مشروع الملاك الوظيفي للهيئة واتخاذ الاجراءات اللازمة لاعتماده ومتابعة تنفيذه.

3- مسك الملاك المعتمد للهيئة واعداد البيانات والمعلومات اللازمة لإعادة دراسته سنويا.

4- استيفاء مسوغات التعيين وتكوين ملفات شخصية لجميع الموظفين بالهيئة.

5- استكمال الاجراءات المتعلقة بقرارات التعيين والترقية ومنح العلاوات والنقل والندب والإعارة وإبرام العقود وتجديدها وتنظيم الإجراءات والإحالة على التقاعد وغير ذلك مما يتعلق بالشؤون الوظيفية بالهيئة مع مراعاة التشريعات النافذة بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقة.

6- تولي الاعمال المتعلقة بأمانة سر لجنة شؤون الموظفين ومجلس التأديب بالهيئة واعداد محاضر اجتماعاتها واتخاذ  الاجراءات التي تتعلق بها وتنفيذ محاضرها بعد اعتمادها.

7- تعميم التعليمات والمنشورات الإدارية ذات العلاقة وتلقي طلبات وشكاوي الموظفين وتظلماتهم واحالتها للجهات المختصة.

8- تنظيم عمليات الحضور والإنصراف واتخاذ ما يلزم من اجراءات بالخصوص.

9- الحفاظ على الملفات الشخصية للموظفين وفهرستها وحفظ الوثائق والمستندات الخاصة بكل موظف ومسك السجلات الخاصة بالبيانات والمعلومات الخاصة بالوظائف والموظفين.

10- حفظ تقارير تقييم الأداء السنوية للموظفين بالملفات الشخصية مع ابلاغ من تحصل منهم على تقدير متوسط أو ضعيف بأوجه القصور لديه.

11- متابعة اجراءات الإقامة الخاصة بالموظفين الأجانب واحالتها إلى إدارة الخدمات والعلاقات العامة.

12- اعداد بطاقات التعريف الوظيفية للموظفين.

13- اعداد التقارير الدورية عن عمل القسم.

14- ما يسند إليه من اعمال وفق التشريعات النافذة.