إدارة الخدمات والعلاقات العامة

إدارة الخدمات والعلاقات العامة تتكون من قسمين هما:

اولا - قسم الخدمات والحركة وينقسم إلى ثلاث وحدات هي (وحدة الخدمات - وحدة الأمن والسلامة - وحدة الحركة) ومهامه:

1- الإشراف على حركة دخول و خروج الزوار للهيئة.

2- الإشراف على نظافة المبنى الرئيسي والمرافق التابعة للهيئة وتوفير الأدوات والمعدات اللازمة لذلك.

3- الإشراف على تسجيل الآليات والمركبات المملوكة للهيئة وتأمينها لدى الجهات المختصة.

4- الإشراف على تسليم واستلام المركبات الآلية المملوكة للهيئة من وإلى الأشخاص والجهات العامة والخاصة.

5- صيانة الآلات والمركبات المملوكة للهيئة بما يضمن المحافظة عليها واتخاذ مايلزم من اجراءات.

6- إعداد التقارير الدورية عن عمل القسم.

7- ما يسند إليه من اعمال وفق التشريعات النافذة.

* وحدة الخدمات تختص بما يلي:

1- القيام بخدمة الاستعلامات بمقر الهيئة والإشراف على خدمات المقهى.

2- القيام بأعمال التركيب والصيانة اللازمة لتسهيل العمل داخل المرفق والإبلاغ عن اجراءات الصيانة اللازمة له.

3- اعداد بطاقات للمترددين والزوار وذلك حسب التقسيم الوظيفي للإدارات والمكاتب بالهيئة.

4- متابعة الجهات المتعاقد معها لإنجاز أي عمل من أعمال الخدمات وتقديم تقرير بما يتم انجازه منهم للجهات المختصة بالهيئة.

5- اعداد التقارير الدورية عن عمل الوحدة.

6- ما يسند إليها من مهام وفق التشريعات النافذة.

* وحدة الأمن والسلامة وتختص بما يلي:

1- الإشراف على أعمال الحراسة بالهيئة.

2- القيام بأعمال الغفارة بالمناوبة على جميع مقرات الهيئة.

3- التأكد من وجود وتوفير تجهيزات السلامة المهنية وضمان أنها صالحة للإستعمال.

4- المحافظة على جميع المرافق المملوكة للهيئة.

5- اعداد التقارير عن عمل الوحدة.

6- ما يسند إليها من مهام وفق التشريعات النافذة.

* وحدة الحركة وتختص بما يلي:

1- مسك السجلات الخاصة بالمركبات الآلية المملوكة للهيئة.

2- اتمام عقود البيع والشراء للمركبات الآلية والتخليص الجمركي والتأمين وغيرها من الاجراءات القانونية اللازمة.

3- توثيق تسليم واستلام المركبات الآلية وفق الاجراءات المعتمدة والتحقق من حسن استخدامها.

4- اعداد تقارير دورية عن عملية استهلاك الوقود للمركبات الآلية لضبطها ومراقبتها من قبل الجهات المختصة بالهيئة.

5- القيام بإبلاغ الإدارة بإحتياجات الهيئة من الوقود و المحروقات والزيوت.

6- الإشراف على المركبات اللآلية وتنظيم حركتها بما يسهل عمل الإدارات والمكاتب بالهيئة.

7- تحرير المراسلات الخاصة بصيانة الآلات والمركبات المملوكة للهيئة.

8- اعداد التقارير الدورية عن عمل الوحدة.

9- ما يسند إليها من مهام وفق التشريعات النافذة.

ثانيا - قسم العلاقات العامة ومهامه:

1- الإشراف على الخدمات اللازمة للوفود وللعاملين بالهيئة والموفدين للعمل من قبلها بالداخل والخارج وتسهيل اجراءاتهم والعمل على اصدار تذاكر السفر لهم.

2- الإشراف على اعمال الضيافة للوفود الزائرة وما يترتب عليها من استقبال وحجز بالفنادق وتنظيم زيارات الوفود.

3- الاتصال بالجهات العامة والخاصة لتسهيل عمل الهيئة.

4- اتمام الاجراءات المتعلقة بإقامة الندوات والمؤتمرات وورش العمل حول نشاط الهيئة بالتنسيق مع الجهات المختصة.

5- القيام بترتيبات السفر والإقامة لمندوبي المكاتب والإدارات لدى تكليفهم بالقيام بأعمال خارج المقر الرئيسي للهيئة بالتنسيق مع الإدارات المختصة.

6- إعداد التقارير الدورية عن عمل القسم.

7- ما يسند إليه من اعمال وفق التشريعات النافذة.